Kişi veya firma fark etmeksizin bir gaye uğruna gayelerini gerçekleştiren kişi veya kurumların bu süreçlerindeki etkinliklerine organizasyon denir. Bu organizasyonlar ürün tanıtımları için olabileceği gibi farklı amaçlar içinde olabilir.
Organizasyonlar nasıl yapılır?
Organizasyonlar bir plan ve kriterler dâhilinde yapılmaktadır. Bu yüzden iyi bir organizasyon düzenleyebilmek için gerekli kriterler bulunmaktadır. Öncelikle hedef kitle ve beklentileri belirlenir.
Bu tanıtım organizasyonları için gerekli kadro için cast ajanslarından yardım alınır. Bu Organizasyonlarda yer almak isteyen adaylar ilk önce cast ajanslarına başvuru yapmalıdır. Cast ajanslarına başvuru ise web üzerinden yapılabilmektedir. Web üzerinden yapılan başvurularda ise öncelikle gerekli formları doldurduktan sonra katılmak istediğiniz tanıtım organizasyonuna ait bir fotoğraf eklemeniz sizin yararınıza olacaktır. Tanıtım organizasyonları için gerekli başvurunuzu yaptıktan sonra ise cast ajansları isteyen organizasyon firmalarına sizin vermiş olduğunuz fotoğrafları göndererek gerekli görüşmeleri yaparlar. En son olarak firmalar sizi değerlendirip cast ajanslarına dönüş yaparlar. Bu yüzden tanıtım organizasyonlarında cast ajansının yeri oldukça büyük yer almaktadır. Çünkü organizasyonda yer alan görevliler cast ajanslarının sayesinde tanınmış olacaktır.
Tanıtım organizasyonları için cast ajansları kişi kadrosunu oluşturup işin büyük bir kısmında yardımcı olmuştur. Tanıtım organizasyonları tarafından seçilen adaylar için seçildiklerinde firmalar cast ajansları ile iletişime geçmektedir. Cast ajansları ise seçilen adayları tanıtım organizasyon firmaları ile görüşme yapma imkanı sunar. Cast ajanslarının tanıtım organizasyonlarında ki yeri ise oldukça büyüktür.
Daha sonra ise tanıtım organizasyonları tarafından davetli listesi hazırlanır. Davetliler için gerekli davetiyeler hazırlanıp sahiplerine iletilirler. Tanıtım organizasyonu davetiye sahiplerini bilgilendirdikten sonraki aşama ise basına gerekli duruyu ve bilgiyi duyurur. Bu tanıtım organizasyonu yemekli ve içkiliyse ise gerekli organizasyon bu kritere göre ayarlanıp duyurusu da buna göre yapılır.
Davetliler için gerekli bir oturma düzeni ve ağırlama konsepti hazırlanıp ayarlanmalıdır. Tanıtım organizasyonu konsepte uygun olarak görevliler için kostüm ve müziği doğru bir şekilde ayarlamalıdır.